KVKK aydınlatma metni

uniHome, site ve apartman yönetimlerinin kullandığı bir yazılım hizmetidir. Kişisel verileriniz bakımından iki ayrı rol vardır:

• Site verileri: Oturduğunuz, maliki olduğunuz ya da çalıştığınız sitenin yönetimine ait kayıtlar (bağımsız bölüm, aidat, ödeme, ziyaretçi, kapı, talep, toplantı, personel kayıtları vb.) bakımından veri sorumlusu ilgili site yönetimidir (yönetici, yönetim kurulu ya da yetkilendirilmiş yönetim firması). uniHome bu veriler bakımından site yönetiminin talimatıyla hareket eden veri işleyendir; ilişki veri işleme sözleşmesiyle düzenlenir.
• Platform hesap verileri: uniHome hesabınızın açılması ve korunması (giriş bilgileri, oturum ve güvenlik kayıtları, doğrulama kodları, iki adımlı doğrulama), müşteri firmaların lisans ve sözleşme kayıtları, müşteri desteği ve hizmetin güvenliği bakımından veri sorumlusu uniHome'dur.

uniHome'un kimlik ve iletişim bilgileri:

• Unvan: UNICAM KURUMSAL GÜVENLİK TEKN. SAN. VE TİC. LTD. ŞTİ. (“uniHome”)
• Adres: Halil Rıfat Paşa Mah. Yüzer Havuz Sok. Perpa Ticaret Merkezi A Blok 8. Kat No:1078, Şişli / İstanbul
• MERSİS no: [MERSİS numarası]
• Vergi kimlik no: 8920522963
• Telefon: +90 212 403 99 48
• Kişisel veri başvuruları: info@uniywell.com
• Web sitesi: uniywell.com

Site verilerinize ilişkin taleplerinizi öncelikle site yönetiminize iletmenizi öneririz; bize ulaşan bu tür talepleri ilgili site yönetimine yönlendiririz.

• Kimlik: Ad, soyad, kullanıcı adı. T.C. kimlik numarası üyelik ve giriş için istenmez; yalnız site yönetimi sizin adınıza e-Arşiv fatura düzenlerse fatura alıcısı bilgisi olarak işlenir. Açık bankacılık bağlantısı kuran yöneticinin kimlik numarası yalnız bankaya iletilir, uniHome'da saklanmaz.
• İletişim: Cep telefonu, e-posta, (varsa) WhatsApp numarası, acil durumda aranacak kişi.
• Bağımsız bölüm ve sakinlik: Blok ve daire, malik, kiracı veya aile üyesi sıfatı, arsa payı, oturma başlangıç ve bitiş tarihleri, (girildiyse) kira bedeli, araç plakası, evcil hayvan kaydı.
• Finans: Aidat ve gider tahakkukları, ödemeler, banka hareketlerindeki ad ve açıklama, ödeme referansı, makbuzlar, gecikme tazminatı, taksit ve icra takibi bilgileri; kayıtlı kart için yalnız son dört hane, kart markası ve ödeme kuruluşu belirteci. Kart numarası uniHome'a girmez.
• Kapı, ziyaretçi ve kamera: Ziyaretçi, kurye ve düzenli gelen kişilerin adı, telefonu, plakası ve (çekildiyse) fotoğrafı; giriş-çıkış zamanı, onay veya ret kaydı, QR geçiş kodları, plaka tanıma olayları ve plaka görüntüsü, kargo teslim kaydı, kimin hangi kamerayı izlediği kaydı. Kamera görüntüsü uniHome'da kaydedilmez.
• Talep ve iletişim içerikleri: Arıza, şikâyet ve öneri metinleri, eklenen fotoğraf ve belgeler, ilan panosu gönderileri, WhatsApp asistanıyla yazışmalar ve sesli mesajlar.
• Toplantı: Hazirun, vekâlet, oy ve tutanak onay kayıtları (tutanak onayında IP adresi ve tarayıcı bilgisi).
• Personel: Site personelinin görevi, iletişim bilgisi, mesai ve görev kayıtları; bordro hazırlanıyorsa SGK sicil numarası ve ücret bilgisi.
• İşlem güvenliği: Oturum ve giriş kayıtları, kısaltılmış IP adresi, cihaz ve tarayıcı bilgisi, bildirim (push) belirteci, kişisel verilerin toplu okunmasına ilişkin erişim izi (kim, hangi kayıt türü, kaç satır; içerik değil), yönetici işlemlerinin denetim kaydı; sunucu erişim kayıtları (trafik bilgisi: tam IP adresi, zaman, istenen adres, aktarılan veri miktarı, tarayıcı türü).
• Rıza ve başvuru kayıtları: Açık rızanın amacı, kararı, metin sürümü, kanalı ve zamanı; aydınlatma metninin okunduğu kaydı; KVKK başvurularınız ve yanıtları.
• Müşteri firma ve lisans: Yönetim firmasının paket, lisans durumu, başlangıç ve bitiş tarihleri, rol koltuk sayıları ve kullanım sayıları; lisans değişikliğini yapan platform yöneticisinin kaydı. Koltuk sayımı yalnız kullanıcı kimlikleri üzerinden yapılır, ek kişisel veri toplanmaz.

uniHome özel nitelikli kişisel veri toplamayı amaçlamaz; ancak aşağıdaki durumlarda bu tür veri işlenebilir:

• Sağlık: Acil durum çağrısında “sağlık” türünü seçer veya açıklamaya sağlık bilgisi yazarsanız, bu bilgi müdahale için site yönetimine ve görevli personele iletilir.
• Engellilik derecesi: Site yönetimi bordro hazırlıyorsa ve personel engellilik indiriminden yararlanıyorsa, engellilik derecesi bordro hesabı için işlenir.

Biyometrik veri işlenmez. Mobil uygulamadaki Face ID veya parmak izi kilidi tamamen cihazınızda çalışır; biyometrik bilginiz uniHome'a gönderilmez.

• Aidat ve ortak giderlerin tahakkuku, tahsilatı, cari hesap ve makbuz düzenlenmesi; banka hareketlerinin ödeme referansıyla ilgili bağımsız bölüme eşleştirilmesi.
• Site giriş güvenliğinin sağlanması, ziyaretçi ve kurye girişleri için sakin onayının alınması, kargo ve devriye kayıtları, canlı kamera izlemenin hesap verebilir biçimde yürütülmesi.
• Kat malikleri kurulu toplantılarının çağrısı, nisap hesabı, oylama ve tutanak süreçlerinin yürütülmesi (634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu).
• Arıza, bakım ve talep süreçlerinin takibi; duyuru ve bildirimlerin iletilmesi; acil durum çağrılarına müdahale.
• Site personelinin görev, mesai ve (yönetim istiyorsa) bordro işlemleri.
• Hesap açılması, kimlik doğrulama (SMS veya WhatsApp kodu, e-posta bağlantısı, kullanıcı adı ve şifre), şüpheli giriş tespiti ve hesap güvenliği.
• Müşteri firmaların lisans, paket ve koltuk yönetimi; müşteri desteği.
• Hizmetin güvenliği, hata tespiti, kişisel verilere erişimin izlenmesi (KVKK md. 12) ve mevzuattan doğan saklama yükümlülüklerinin yerine getirilmesi.
• İsteğe bağlı olarak ve yalnız açık rızanızla: sakin rehberi, WhatsApp asistanı ve bildirimleri, talep metinlerinin yapay zekâ ile sınıflandırılması, kampanya ve tanıtım iletileri.

Kişisel verileriniz Kanun'un 5. maddesinin 2. fıkrasındaki şu hukuki sebeplere dayanılarak işlenir:

• Sözleşmenin kurulması veya ifası (md. 5/2-c): Hesabınızın açılması, site yönetimi hizmetinin sunulması, ödeme ve makbuz işlemleri, müşteri firmayla lisans ilişkisi.
• Hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi (md. 5/2-ç): Kat Mülkiyeti Kanunu kapsamında yönetimin defter, hesap, toplantı ve karar kayıtlarını tutması; vergi, ticaret, iş ve sosyal güvenlik mevzuatı kapsamındaki fatura ve bordro kayıtları; KVKK md. 12 kapsamındaki veri güvenliği tedbirleri (erişim ve denetim kayıtları); 5651 sayılı Kanun md. 5/3 uyarınca yer sağlayıcı olarak trafik bilgisinin 1 yıl saklanması.
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (md. 5/2-e): Alacak takibi ve olası uyuşmazlıklar.
• Meşru menfaat (md. 5/2-f): Site giriş güvenliği, ziyaretçi ve plaka kayıtları, hesap ve hizmet güvenliği, hata tespiti; temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla.

Özel nitelikli veriler Kanun'un 6. maddesine göre işlenir: acil durum çağrısındaki sağlık bilgisi, kendisi veya bir başkasının hayatı ya da beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması hâlinde (md. 6/3); bordrodaki engellilik derecesi, iş ve vergi mevzuatından doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi için (md. 6/3).

Açık rıza yalnız bu sebeplerin kapsamadığı ve isteğe bağlı olan işlemler için, bu aydınlatma metninden ayrı olarak ve her biri için ayrı ayrı istenir: sakin rehberinde adınızın gösterilmesi, WhatsApp asistanı ve WhatsApp bildirimleri, talep metinlerinin yapay zekâ ile sınıflandırılması. Hiçbiri hizmetin geri kalanından yararlanmanın şartı değildir; vermezseniz yalnız ilgili özellik çalışmaz. Açık rıza, yurt dışına aktarımın dayanağı olarak kullanılmaz (aşağıda “Alt işleyenler ve yurt dışına aktarım”). uniHome'un kampanya ve tanıtım iletileri için ayrıca 6563 sayılı Kanun md. 6 uyarınca ticari elektronik ileti onayı alınır; bu onay KVKK açık rızasından ayrı bir onaydır ve İleti Yönetim Sistemi (İYS) kurallarına tabidir. Aidat, ödeme, toplantı çağrısı, duyuru ve kapı onayı bildirimleri ticari ileti değildir ve bu onaylara bağlı değildir. Açık rızanızı ve ticari ileti onayınızı dilediğiniz zaman Hesabım (mobilde Profil → İzinlerim) bölümünden geri alabilirsiniz; geri alma önceki işlemlerin hukuka uygunluğunu etkilemez.

Hesabınız site yönetiminiz ya da yönetim firmanız tarafından sizin adınıza açılmış olabilir (kullanıcı adı ve geçici şifre ile). Bu durumda ad soyad, kullanıcı adı, (varsa) e-posta ve telefon, bağlı olduğunuz daire veya göreviniz ile hesabın açılma ve şifre sıfırlama zamanları site yönetimi hizmeti ve kimlik doğrulama amacıyla işlenir. Veri sorumlusu site yönetiminiz ya da yönetim firmanızdır; uniHome veri işleyen olarak barındırma ile e-posta ve SMS iletimini sağlar.

• Geçici şifre size e-posta, SMS ya da elden teslim (ekranda bir kez gösterilir) yoluyla iletilir; şifre hiçbir kayıtta açık metin olarak tutulmaz ve 7 gün geçerlidir.
• İlk girişte şifrenizi değiştirmeniz istenir; platform ayarı açıksa bu aydınlatma metnini okuduğunuzu da onaylarsınız (onay sürümüyle kaydedilir).
• Kendi şifrenizi belirledikten sonra yönetici şifrenizi sıfırlayamaz; e-posta bağlantısı veya telefon koduyla kendiniz yenilersiniz.
• Hesabı hiç etkinleştirmezseniz, geçici şifrenin süresinin bitiminden 30 gün sonra hesap anonimleştirilerek silinir.

• uniHome çalışanlarından platform yöneticisi yetkisi verilenler için iki adımlı doğrulama (TOTP) zorunludur. Doğrulama sırrı şifrelenerek, kurtarma kodları yalnız özet olarak saklanır.
• Platform yöneticisinin müşteri oluşturma, yönetici daveti, paket, lisans ve koltuk değişikliği, özellik ve ayar değişikliği gibi her işlemi, gerekçesiyle birlikte değiştirilemez bir platform denetim kaydına yazılır; kayıttaki e-posta adresleri maskelenir.
• Platform yöneticisinin müşteri ayrıntısını ve erişim kayıtlarını görüntülemesi de denetim kaydına düşer. Lisans fiyatı ve satış notu yalnız platform yöneticilerine görünür; müşteri yöneticisi paket adı, durum, bitiş tarihi ve kendi kullanımını görür.
• Site ve firma yöneticilerinin kişisel verileri toplu okuması (25 satır ve üzeri listeler, dışa aktarmalar) saatlik özet olarak erişim izine yazılır (içerik yazılmaz) ve 1 yıl saklanır.

Kişisel verileriniz yukarıdaki amaçlarla sınırlı olarak aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir:

• Site yönetimi: Yönetici, yönetim kurulu, denetçi, yönetim firması ve yetkilendirdikleri muhasebe, güvenlik ve saha personeli; her biri yalnız rolünün gerektirdiği kadar veriye erişir (ör. saha personeli borç ve sakin iletişim bilgisini görmez).
• Aynı sitedeki diğer sakinler: Yalnız açık rıza verdiyseniz sakin rehberinde adınız ve daireniz; toplantı hazirun ve tutanaklarında mevzuatın gerektirdiği bilgiler.
• Ödeme kuruluşu: Kartla ödemelerde 6493 sayılı Kanun kapsamında lisanslı ödeme kuruluşu (PayTR veya iyzico).
• Bankalar: Site yönetimi açık bankacılık bağlantısı kurduysa sitenin bankası ve BKM GEÇİT.
• Hizmet sağlayıcılar (alt işleyenler): Barındırma, e-posta, SMS, WhatsApp, anlık bildirim, yapay zekâ ve e-fatura hizmetleri (aşağıdaki tablo).
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile yargı mercileri: Kanuni zorunluluk hâlinde ve talep edildiği ölçüde.

Aidat ödemeleri uniHome'un hesabından geçmez; kartla ödemede tutar, ödeme kuruluşu aracılığıyla doğrudan site yönetiminin hesabına aktarılır. uniHome aidat parasını tutmaz. Kişisel verileriniz satılmaz ve reklam amacıyla kullanılmaz.

Hizmetin sunulmasında aşağıdaki alt işleyenlerden yararlanılır. Avrupa Birliği de KVKK bakımından yurt dışı sayılır. Yeni bir alt işleyen eklendiğinde bu liste güncellenir ve site yönetimlerine en az 15 gün önceden bildirilir.

• Hostinger International Ltd.

  Sunucu barındırma: veritabanı, dosya deposu, kimlik doğrulama, uygulama ve WhatsApp asistanı iş akışı sunucusu ile sunucu üzerindeki yedekler (sunucuyu uniHome yönetir)

  Veri konumu: Frankfurt, Almanya (AB)

• Expo (650 Industries, Inc.)

  Mobil anlık bildirimlerin iletilmesi (Apple ve Google bildirim servisleri üzerinden); bildirim başlığı ve metni

  Veri konumu: ABD

• Meta Platforms (WhatsApp Business Platform)

  WhatsApp bildirimleri, giriş kodu ve asistan mesajları; asistana gönderilen fotoğraf ve sesli mesajlar

  Ne zaman: Giriş kodu yalnız WhatsApp'ı seçtiğinizde; bildirim ve asistan mesajları yalnız açık rızanızla

  Veri konumu: ABD / AB

• Anthropic, PBC

  Yapay zekâ: talep metninin konu ve öncelik sınıflandırması ile tedarikçi önerisi, WhatsApp asistanı, yönetici asistanı (yalnız daire etiketi ve tutar; ad ve telefon gönderilmez), sayaç fotoğrafından endeks okuma

  Ne zaman: Site yönetimi ilgili özelliği açtıysa; talep sınıflandırma ve WhatsApp asistanında ayrıca açık rızanız gerekir

  Veri konumu: ABD

• OpenAI, L.L.C. veya ElevenLabs

  WhatsApp sesli mesajlarının yazıya çevrilmesi (aynı anda yalnız biri kullanılır)

  Ne zaman: Site yönetimi ses tanımayı açtıysa

  Veri konumu: ABD (ElevenLabs için AB bölgesi seçilebilir)

• Resend

  İşlem e-postaları (giriş bağlantısı, şifre yenileme, davet, makbuz, duyuru ve bildirim)

  Veri konumu: ABD / AB

• Cloudflare, Inc.

  Canlı kamera görüntüsünün doğrudan bağlantı kurulamadığında şifreli olarak aktarılması (TURN); görüntü kaydedilmez

  Ne zaman: Kamera modülü kullanılıyorsa

  Veri konumu: Küresel ağ (ABD merkezli)

• Netgsm, İleti Merkezi veya Verimor

  SMS ile doğrulama kodu, geçici şifre, acil durum ve duyuru iletileri (aynı anda yalnız biri kullanılır)

  Veri konumu: Türkiye

• Paraşüt

  e-Arşiv / e-Fatura düzenlenmesi (alıcı adı, vergi veya T.C. kimlik numarası)

  Ne zaman: e-Fatura entegrasyonu açıksa

  Veri konumu: Türkiye

• BKM (GEÇİT) ve sitenin bankası

  Açık bankacılıkla sitenin banka hesap hareketlerinin alınması (ödeme yapan kişinin adı, açıklama)

  Ne zaman: Site yönetimi banka bağlantısı kurduysa

  Veri konumu: Türkiye

• PayTR veya iyzico

  Kartla aidat ödemesi ve kayıtlı kart (kart bilgisi uniHome'a girmez; ödeme kuruluşu kendi mevzuatı kapsamında ayrıca veri sorumlusudur)

  Ne zaman: Kartla ödeme yapıldığında

  Veri konumu: Türkiye

Türkiye dışındaki (AB dahil) alt işleyenlere aktarım, 7499 sayılı Kanunla değişik KVKK md. 9 ve Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarılmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik uyarınca yapılır. Bu ülkeler hakkında Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun yeterlilik kararı bulunmadığından aktarım, md. 9/4'teki uygun güvencelerden Kurul'un ilan ettiği standart sözleşmeye dayanır: standart sözleşme her alt işleyenle imzalanır ve aktaran taraf olarak uniHome tarafından imzadan itibaren beş iş günü içinde Kurul'a bildirilir. Bu süreci tamamlanmamış bir alt işleyen kullanılmaz. Açık rıza bu düzenli aktarımların dayanağı değildir (md. 9/6-a'daki açık rıza yalnız arızi aktarımlar içindir); isteğe bağlı özelliklerde (WhatsApp asistanı ve bildirimleri, yapay zekâ ile talep sınıflandırma) istenen açık rıza, özelliğin kendisine ilişkindir. Kart bilgileri, sitenin kendi ödeme kuruluşu (PayTR veya iyzico) tarafından Türkiye'de işlenir ve uniHome'a girmez.

• Site yönetiminin panele girdiği veya dosyayla aktardığı kayıtlar (sakin, daire, borç, personel).
• Web sitesi, iOS ve Android uygulaması üzerinden sizin girdiğiniz bilgiler.
• WhatsApp, SMS ve e-posta yazışmaları.
• Site yönetiminin banka hesabından (ekstre yüklemesi veya açık bankacılık) alınan hesap hareketleri.
• Güvenlik görevlilerinin kapıda girdiği ziyaretçi, kurye ve plaka kayıtları; plaka tanıma cihazlarından gelen olaylar.
• Hizmetin kullanımı sırasında otomatik oluşan oturum, işlem ve erişim kayıtları.

Kişisel veriler işlendikleri amaç için gereken süre kadar saklanır. Süresi dolan kayıtlar her gece çalışan zamanlanmış işlerle otomatik olarak silinir, anonim hâle getirilir ya da maskelenir; fotoğraf dosyaları da silinir.

Kanun'un 11. maddesi uyarınca veri sorumlusuna başvurarak:

1. Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
2. Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
3. Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
4. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
5. Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
6. Kanun'un 7. maddesindeki şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
7. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
8. Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz.

Haklarınıza ilişkin taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'e uygun olarak şu yollardan biriyle iletebilirsiniz:

• Uygulama içinden: Hesabım → KVKK başvurusu (mobilde Profil → Hesap ve gizlilik → Başvuru yap ve takip et). Başvurunuz site yönetiminize iletilir; durumunu ve yanıtını aynı ekrandan izlersiniz.
• Yazılı olarak: Islak imzalı dilekçeyle Halil Rıfat Paşa Mah. Yüzer Havuz Sok. Perpa Ticaret Merkezi A Blok 8. Kat No:1078, Şişli / İstanbul adresine elden veya posta yoluyla.
• E-posta ile: Güvenli elektronik imza veya mobil imza ile imzalayarak ya da uniHome'da kayıtlı e-posta adresinizden info@uniywell.com adresine.

Başvurunuzda adınız soyadınız, (yazılı başvuruda) imzanız, T.C. kimlik numaranız (yabancılar için uyruk ve pasaport veya kimlik numarası), tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresiniz, varsa bildirime esas e-posta adresiniz, telefon numaranız ve talebinizin konusu yer almalıdır; varsa ilgili bilgi ve belgeler eklenir. Başvuru Türkçe yapılır. Kimliğinizi doğrulamak için ek bilgi isteyebiliriz. Site verilerinize ilişkin başvurular veri sorumlusu olan site yönetiminize yöneltilir; bize ulaşırsa gecikmeksizin site yönetiminize iletir ve size bildiririz.

Başvurunuz, niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. Talebiniz reddedilirse ret gerekçesi yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirilir. Başvurunuz reddedilir, yanıtı yetersiz bulursanız ya da süresinde yanıt verilmezse, yanıtı öğrendiğiniz tarihten itibaren 30 gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kurul'a şikâyette bulunabilirsiniz (Kanun md. 14).

Bazı haklarınızı doğrudan uygulamadan da kullanabilirsiniz: Hesabım bölümünden kayıtlı verilerinizin bir kopyasını dışa aktarabilir, iletişim bilgilerinizi düzeltebilir, açık rızalarınızı yönetebilir ve Hesabımı sil seçeneğiyle hesabınızı silebilirsiniz. Site yönetiminin kanunen saklamakla yükümlü olduğu kayıtlar (ör. aidat ve ödeme kayıtları) ilgili süre boyunca saklanır; ayrıntı için Hesap silme sayfasına bakın.

Bu metin, ürün veya mevzuat değiştiğinde güncellenir; güncel metin ve son güncelleme tarihi her zaman bu sayfadadır. Önemli değişiklikler uygulama içinde veya e-postayla bildirilir. Gizlilik uygulamalarımız hakkında ayrıntı için Gizlilik politikası, çerezler için Çerezler sayfasına bakabilirsiniz.